Czy AI może pomagać przy zamówieniach publicznych i przetargach w szpitalu?

AI może pomagać przy zamówieniach publicznych w szpitalu, ale raczej jako narzędzie w rękach specjalisty ds. zamówień, nie jako jego zamiennik. Konkretne zastosowania to: skracanie czasu przygotowania projektu SWZ i opisu przedmiotu zamówienia (OPZ), weryfikacja formalna dokumentów złożonych przez wykonawców oraz porównanie ofert według przyjętych kryteriów oceny. To etapy, które przy jednym postępowaniu potrafią pochłonąć dziesiątki godzin pracy. Właśnie tam AI daje realny oddech.

Gdzie w postępowaniu przetargowym ucieka czas działu zamówień?

Zanim przejdziemy do tego, co robi AI, warto popatrzeć na to, gdzie czas faktycznie znika. Typowe postępowanie w szpitalu publicznym wygląda tak: dział kliniczny lub techniczny zgłasza potrzebę zakupu. Dział zamówień zbiera opis potrzeby, dobiera tryb postępowania do wartości szacunkowej, przygotowuje SWZ i OPZ, publikuje ogłoszenie na Platformie e-Zamówienia, odpowiada na pytania oferentów w wyznaczonym terminie, odbiera i rejestruje oferty, weryfikuje dokumenty, ocenia oferty według kryteriów i sporządza protokół. Potem ewentualnie obsługuje odwołanie do KIO.

• Przygotowanie OPZ, szczególnie przy sprzęcie specjalistycznym, gdzie trzeba opisać parametry techniczne w sposób neutralny producencko
• Odpowiedzi na pytania oferentów w trybie online na Platformie e-Zamówienia
• Formalna weryfikacja dokumentów: JEDZ, odpis z KRS lub CEIDG, zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego, pełnomocnictwa, referencje
• Porównanie parametrów technicznych z kilku lub kilkunastu ofert i przygotowanie zestawienia dla komisji przetargowej
• Sporządzanie protokołu z postępowania i dokumentacji na wypadek kontroli

Większość tych czynności to żmudna praca z dokumentami. I właśnie tutaj AI jest najbardziej przydatny.

Co AI konkretnie robi przy przygotowaniu SWZ i opisu przedmiotu zamówienia?

Jeśli szpital ma w archiwum SWZ z poprzednich, podobnych postępowań, AI może na tej podstawie wygenerować projekt nowej dokumentacji. Nie piszesz od zera. Dajesz mu kontekst: co kupujesz, jakie parametry minimalne, jakie wymagania gwarancyjne i serwisowe, jaki planowany termin realizacji. Dostajesz szkic, który specjalista weryfikuje i poprawia, zamiast tworzyć każdy paragraf od pustej kartki.

AI może też przejrzeć gotowy OPZ pod kątem zapisów, które mogą zostać uznane za faworyzowanie konkretnego producenta lub marki. Takie sformułowania to prosta droga do odwołania do KIO. U jednego z naszych klientów AI wyłapał w OPZ na aparat USG wymóg dotyczący konkretnego interfejsu użytkownika, który pasował wyłącznie do produktów jednego producenta. Poprawili zapis przed ogłoszeniem postępowania. Bez tej korekty odwołanie było niemal pewne.

Inne rzeczy, z którymi AI radzi sobie dobrze przy dokumentacji:

• Propozycje klauzul dotyczących serwisu, szkoleń personelu, gwarancji i kar umownych za opóźnienie
• Sprawdzenie wewnętrznej spójności SWZ, czyli czy wymagania z różnych sekcji dokumentu sobie nie przeczą
• Szybkie tłumaczenie fragmentów specyfikacji technicznych dostarczonych przez producenta w języku obcym
• Przygotowanie projektu odpowiedzi na typowe pytania oferentów, oparte na poprzednich postępowaniach tego samego szpitala
• Weryfikacja, czy kryteria oceny ofert są opisane w sposób, który da się obiektywnie zastosować

Jak AI pomaga przy weryfikacji dokumentów wykonawców i analizie ofert?

To jeden z najbardziej czasochłonnych momentów całego postępowania. Po zamknięciu składania ofert komisja przetargowa musi sprawdzić, czy każdy wykonawca złożył kompletny pakiet dokumentów wymaganych przez SWZ. Przy większej liczbie ofert i wielostronicowej dokumentacji to praca na wiele godzin.

AI może przejrzeć złożone dokumenty i wyłapać braki albo niezgodności formalne: brakujący JEDZ, nieaktualny odpis z KRS, brak pełnomocnictwa dla podpisującego ofertę, referencje dotyczące innego przedmiotu zamówienia niż wymagany. Nie weryfikuje autentyczności dokumentów, ale porównuje ich treść z wymaganiami SWZ i generuje listę braków dla każdej oferty osobno.

Typowo wygląda to tak, że dział zamówień wgrywa skany dokumentów do systemu, a AI generuje ustrukturyzowane zestawienie: co jest, czego brakuje, co wymaga wyjaśnienia. Zamiast przedzierać się przez kilkanaście teczek ręcznie, komisja dostaje gotowy raport i może skupić się na decyzjach, a nie na przeglądaniu stron.

Przy porównaniu ofert pod kątem parametrów technicznych AI może stworzyć tabelę: co oferuje każdy wykonawca, gdzie są różnice między ofertami, gdzie coś nie spełnia minimalnych wymagań z OPZ. Przy przetargu na sprzęt złożony technicznie, z kilku lub kilkunastu ofert, takie zestawienie jest materiałem dla komisji, nie gotową decyzją.

Czego AI nie zrobi zamiast specjalisty ds. zamówień?

Kilka granic, których nie warto przekraczać:

• Nie podejmuje decyzji o wyborze wykonawcy. To zawsze komisja przetargowa. AI dostarcza analizę i zestawienie, człowiek decyduje i podpisuje protokół.
• Nie złoży dokumentów na Platformie e-Zamówienia. Platforma wymaga uwierzytelnienia i podpisu kwalifikowanego lub profilu ePUAP osoby uprawnionej.
• Nie dobierze trybu postępowania do wartości szacunkowej i specyfiki zakupu. Decyzja o przetargu nieograniczonym, negocjacjach czy trybie z wolnej ręki należy do specjalisty, który zna aktualną linię orzeczniczą.
• Nie zastąpi radcy prawnego przy trudnych przypadkach. Postępowania powyżej progu unijnego, odwołania do KIO, unieważnienia postępowania. Tam potrzebny jest prawnik.
• Nie śledzi bieżącego orzecznictwa KIO. AI wie tyle, ile miał w danych treningowych. Nowe wyroki i zmieniające się interpretacje wymagają bieżącego monitoringu przez człowieka.

Czy szpital publiczny może legalnie używać AI przy przetargach?

Prawo Zamówień Publicznych nie zakazuje narzędzi wspomagających pracę działu zamówień. Używacie komputerów, edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych do oceny ofert. AI to kolejne narzędzie tej samej kategorii.

Dwie rzeczy wymagają jednak uwagi. Pierwsza: decyzje musi podejmować komisja przetargowa złożona z ludzi. AI może przygotować zestawienie porównawcze i projekt punktacji, ale wybór najkorzystniejszej oferty musi być formalnie dokonany przez komisję i udokumentowany w protokole.

Druga: dane wykonawców to dane osobowe i dane firm podlegające RODO. Jeśli wgrywasz oferty zawierające dane do zewnętrznego systemu AI, sprawdź, czy umowa z dostawcą przewiduje przetwarzanie danych w imieniu szpitala i czy masz podstawę prawną. To samo, czego wymaga RODO przy każdym innym zewnętrznym systemie. Jak to formalnie uregulować w umowie z dostawcą AI, opisujemy szerzej w sekcji realnych wdrożeń.

Od czego zacząć w szpitalu?

Nie zaczynaj od postępowania powyżej progu unijnego ani od zamówienia, które jest pod presją czasu albo obarczone ryzykiem odwołania. Zacznij od jednego typowego zamówienia o niskiej wartości, gdzie szpital ma w archiwum podobne SWZ z poprzednich lat.

Daj AI te archiwalne dokumenty jako punkt wyjścia. Poproś o projekt OPZ na podobny przedmiot zamówienia. Sprawdź, co wygenerował, porównaj z tym, co specjalista napisałby samodzielnie. Oceń, ile czasu to zaoszczędziło i gdzie wymagało korekty. Na tym etapie widać, przy jakich rodzajach postępowań AI faktycznie pomaga, a gdzie daje ogólne sformułowania, które i tak trzeba przepisać.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak takie wdrożenie mogłoby wyglądać w Twojej placówce, umów się na bezpłatny audyt. Sprawdzimy, gdzie dział zamówień traci czas i czy AI faktycznie jest tu dobrym narzędziem, czy może są inne obszary z wyższym priorytetem.