Monitoring terminów umów i gwarancji ograniczył kosztowne przeoczenia
Terminy umów, gwarancji i przeglądów są pilnowane w jednym miejscu, a odpowiedzialne osoby dostają ostrzeżenie z wyprzedzeniem, zanim coś wygaśnie.
Co bolało
Terminy umów, gwarancji sprzętu i obowiązkowych przeglądów były porozrzucane po dziesiątkach dokumentów. Przegapienie któregoś oznaczało utratę gwarancji, przerwę w usłudze albo pilny, droższy zakup w trybie awaryjnym.
Co wdrożyliśmy
Terminy są odczytywane z umów i dokumentów, zbierane w jeden spójny harmonogram, a osoby odpowiedzialne dostają o zbliżających się datach powiadomienie z wyprzedzeniem. Administracja ma wreszcie jeden, aktualny obraz wszystkich zobowiązań, w całości na serwerach placówki.
Efekt
Przeoczonych terminów umownych jest mniej o około 80 procent. Szpital nie traci już gwarancji i unika awaryjnych zakupów po wyższych kosztach. Odpowiedzialne osoby działają z wyprzedzeniem, zamiast gasić pożary.
„Koniec z przypominaniem sobie o gwarancji dzień po jej wygaśnięciu."
Kierownik Działu Technicznego
Placówkę opisujemy anonimowo. Część scenariuszy bazuje na realnych wdrożeniach, część na powtarzalnych sytuacjach z rynku ochrony zdrowia w Polsce. Pełne referencje z kontaktem do decydenta udostępniamy po podpisaniu NDA. Liczby mają charakter orientacyjny i nie są gwarancją wyniku dla konkretnej placówki.