Automatyczna rejestracja i klasyfikacja korespondencji przyspieszyła kancelarię
Wpływająca korespondencja jest odczytywana, klasyfikowana i kierowana do właściwej komórki, co odciąża kancelarię i przyspiesza reakcję.
Co bolało
Kancelaria dużego szpitala ręcznie rejestrowała i rozdzielała setki pism dziennie. Klasyfikacja zależała od tego, kto akurat był na miejscu, a pilne sprawy trafiały do właściwej komórki z opóźnieniem, co rodziło ryzyko uchybienia terminom.
Co wdrożyliśmy
Wpływające pisma są odczytywane przez narzędzie, które rozpoznaje ich rodzaj i pilność, rejestruje je i kieruje do właściwej komórki według reguł obiegu. Pracownik kancelarii to nadzoruje i w razie potrzeby koryguje. Dane zostają w infrastrukturze szpitala.
Efekt
Obsługa wpływającej korespondencji skróciła się o około 65 procent. Pilne sprawy docierają do odbiorcy bez zwłoki, a ryzyko przekroczenia terminów wyraźnie zmalało. Kancelaria obsługuje większy wolumen bez powiększania zespołu.
„Setki pism dziennie przestały być wąskim gardłem, system rozdziela je za nas trafnie."
Kierownik Kancelarii
Placówkę opisujemy anonimowo. Część scenariuszy bazuje na realnych wdrożeniach, część na powtarzalnych sytuacjach z rynku ochrony zdrowia w Polsce. Pełne referencje z kontaktem do decydenta udostępniamy po podpisaniu NDA. Liczby mają charakter orientacyjny i nie są gwarancją wyniku dla konkretnej placówki.