Przypomnienia i potwierdzenia wizyt ograniczają puste okienka w grafiku
Asystent wysyła przypomnienia, prosi o potwierdzenie i proponuje przełożenie zamiast cichej nieobecności. Zwolniony termin trafia do pacjenta z listy oczekujących, zanim okienko przepadnie.
Co bolało
W gabinecie psychiatrycznym wizyty są dłuższe i droższe, więc każde puste okienko mocno boli. Pacjenci zapominali o terminach albo nie odwoływali wizyt, a wolne miejsca zostawały niewykorzystane. Rejestratorka nie nadążała z ręcznym obdzwanianiem przed każdym dniem.
Co wdrożyliśmy
Wdrożyliśmy asystenta na prywatnej instancji, który z wyprzedzeniem wysyła przypomnienia i prosi o potwierdzenie terminu. Jeśli pacjent nie może przyjść, asystent proponuje przełożenie i zwalnia okienko. Zwolniony termin jest automatycznie oferowany osobom z listy oczekujących, ale ostateczne zapisanie zatwierdza rejestracja.
Efekt
Liczba nieodwołanych nieobecności spadła o około 41%, a zwolnione terminy częściej trafiały do oczekujących pacjentów. Asystent nie ocenia ani nie kontaktuje się w sprawach klinicznych — zajmuje się wyłącznie organizacją wizyt. Treść komunikatów i dane pozostają na instancji gabinetu.
„Puste okienko w psychiatrii to realna strata — teraz większość z nich udaje się wypełnić kimś z listy."
Lekarz współprowadzący gabinet psychiatryczny
Placówkę opisujemy anonimowo. Część scenariuszy bazuje na realnych wdrożeniach, część na powtarzalnych sytuacjach z rynku ochrony zdrowia w Polsce. Pełne referencje z kontaktem do decydenta udostępniamy po podpisaniu NDA. Liczby mają charakter orientacyjny i nie są gwarancją wyniku dla konkretnej placówki.