Rejestracja przez czat 24/7 w centrum medycznym bez zwiększania zespołu
Tekstowy asystent na stronie i w komunikatorze umawia wizyty po godzinach pracy rejestracji i przejmuje sporą część ruchu wieczornego.
Co bolało
Rejestracja telefoniczna kończyła pracę o 18:00, a spora grupa pacjentów chciała umawiać się wieczorami i w weekendy. Formularz kontaktowy tylko odkładał problem na rano, bo rejestratorki przerabiały zaległą skrzynkę dopiero na początku dnia, co opóźniało potwierdzenia i irytowało pacjentów.
Co wdrożyliśmy
Na stronie i w komunikatorze pacjenta wita asystent tekstowy. Przeprowadza go przez wybór specjalisty i terminu, domyka rezerwację w systemie i wysyła potwierdzenie. Jeśli pojawi się wątpliwość, zostawia rejestracji uporządkowane zgłoszenie. Całość przetwarzania zamyka się w środowisku centrum.
Efekt
Ponad jedna trzecia rejestracji odbywa się dziś poza godzinami pracy biura, w pełni samoobsługowo. Poranna sterta zaległych zgłoszeń praktycznie zniknęła, bo czat domyka rezerwacje na bieżąco. Pacjent dostaje potwierdzenie od razu, o każdej porze. Mimo rosnącej liczby pacjentów ten sam zespół obsługuje ten sam wolumen wizyt.
„Wieczorami i w weekendy rejestracja działa dalej, choć nikt z nas nie siedzi już przy telefonie."
Menedżerka centrum medycznego
Placówkę opisujemy anonimowo. Część scenariuszy bazuje na realnych wdrożeniach, część na powtarzalnych sytuacjach z rynku ochrony zdrowia w Polsce. Pełne referencje z kontaktem do decydenta udostępniamy po podpisaniu NDA. Liczby mają charakter orientacyjny i nie są gwarancją wyniku dla konkretnej placówki.